Intégration Timesheet avec Salesforce : Guide Complet 2026

Intégrer votre logiciel timesheet avec Salesforce permet de synchroniser automatiquement les projets, clients et données de temps entre les deux systèmes. Ce guide technique complet vous accompagne étape par étape pour réaliser cette intégration en 2026.

Pourquoi Intégrer Timesheet avec Salesforce ?

Les Bénéfices de l'Intégration

Avec une intégration réussie :

• ✅ Synchronisation automatique : Projets et clients à jour dans les deux systèmes
• ✅ Pas de double saisie : Données partagées entre timesheet et CRM
• ✅ Visibilité complète : Voir les heures travaillées directement dans Salesforce
• ✅ Facturation simplifiée : Générer les factures depuis Salesforce avec données timesheet
• ✅ Reporting unifié : Analytics combinées CRM + temps travaillé

Gain de temps : 5-10h/semaine économisées sur la saisie manuelle

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Architecture de l'Intégration

Flux de Données

Timesheet                    Salesforce
   │                            │
   ├─ Projects ────────────────> Opportunities
   ├─ Clients ─────────────────> Accounts
   ├─ Heures travaillées ───────> Time Entries (custom)
   └─ Consultants ─────────────> Users (optionnel)

Types de Synchronisation

1. Unidirectionnelle (Timesheet → Salesforce)

   • Projets créés dans timesheet → Opportunities Salesforce
   • Heures travaillées → Time Entries Salesforce

2. Bidirectionnelle (Timesheet ↔ Salesforce)

   • Synchronisation dans les deux sens
   • Mise à jour automatique des deux côtés

3. Temps réel vs Planifiée

   • Temps réel : Webhooks (instantané)
   • Planifiée : Cron job (toutes les heures/jours)

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Prérequis et Préparation

Prérequis Salesforce

Accès nécessaires :

• Accès administrateur Salesforce
• Permission de créer Connected Apps
• Accès aux objets : Opportunities, Accounts, Custom Objects
• API Enabled activé pour votre profil

Objets Salesforce à utiliser :

• Opportunities : Pour les projets
• Accounts : Pour les clients
• Time Entries (Custom Object) : Pour les heures travaillées
• Users : Pour les consultants (optionnel)

Prérequis Timesheet

Fonctionnalités requises :

• API REST disponible
• Support intégration Salesforce
• Webhooks disponibles (pour temps réel)
• Export de données (Projects, Clients, Timesheets)

Données à Préparer

Avant de commencer :

• Liste des projets à synchroniser
• Liste des clients à synchroniser
• Mapping projets timesheet → Opportunities Salesforce
• Mapping clients timesheet → Accounts Salesforce
• Champs personnalisés à synchroniser

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Étape 1 : Configuration Salesforce (Connected App)

Créer une Connected App

1. Accéder à Setup

• Connectez-vous à Salesforce
• Allez dans Setup (icône engrenage en haut à droite)
• Recherchez "App Manager" dans la barre de recherche
• Cliquez sur App Manager

2. Créer la Connected App

• Cliquez sur New Connected App
• Remplissez le formulaire :

Basic Information :

• Connected App Name : Timesheet Integration
• API Name : Timesheet_Integration (généré automatiquement)
• Contact Email : Votre email

API (Enable OAuth Settings) :

• ✅ Cochez Enable OAuth Settings
• Callback URL : https://votre-timesheet.com/api/salesforce/callback
• Selected OAuth Scopes :
  • Full access (full)
  • Perform requests on your behalf at any time (refresh_token, offline_access)
  • Access the identity URL service (id, profile, email, address, phone)

3. Enregistrer et Noter les Credentials

• Cliquez sur Save
• Attendez quelques minutes pour l'activation
• Allez dans Manage → Edit Policies
• Configurez :
  • Permitted Users : All users may self-authorize
  • IP Relaxation : Relax IP restrictions (ou spécifiez les IPs)
  • Refresh Token Policy : Refresh token is valid until revoked

4. Récupérer les Credentials

• Allez dans Manage → View
• Notez :
  • Consumer Key (Client ID)
  • Consumer Secret (Client Secret)
  • Instance URL (ex: https://yourinstance.salesforce.com)

⚠️ Important : Gardez le Consumer Secret en sécurité, il ne sera affiché qu'une fois !

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Étape 2 : Configuration API dans le Timesheet

Configuration de Base

1. Accéder aux Paramètres d'Intégration

• Connectez-vous à votre logiciel timesheet
• Allez dans Settings → Integrations
• Sélectionnez Salesforce

2. Entrer les Credentials

Remplissez les champs :

Instance URL: https://yourinstance.salesforce.com
Consumer Key: [Votre Consumer Key]
Consumer Secret: [Votre Consumer Secret]

3. Autoriser la Connexion

• Cliquez sur Connect to Salesforce
• Vous serez redirigé vers Salesforce pour autoriser
• Connectez-vous avec votre compte Salesforce
• Autorisez l'accès
• Vous serez redirigé vers le timesheet avec la confirmation

4. Tester la Connexion

• Cliquez sur Test Connection
• Vérifiez que la connexion est réussie
• Si erreur, vérifiez les credentials et les permissions

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Étape 3 : Mapping des Données

Mapping Projects → Opportunities

Configuration :

1. Sélectionner les Champs à Synchroniser

Depuis Timesheet :

• Project Name → Opportunity Name
• Client → Account (via relation)
• Start Date → Close Date (ou Custom Field)
• End Date → Custom Field
• Budget → Amount
• Status → Stage

2. Configurer les Règles

• Direction : Timesheet → Salesforce (ou bidirectionnelle)
• Fréquence : Temps réel ou planifiée
• Création automatique : Créer Opportunity si projet créé dans timesheet
• Mise à jour : Mettre à jour si projet modifié

3. Mapping des Statuts

Timesheet Status    →    Salesforce Stage
─────────────────────────────────────────
Active              →    Negotiation/Review
On Hold             →    Closed Lost
Completed           →    Closed Won
Cancelled           →    Closed Lost

Mapping Clients → Accounts

Configuration :

1. Champs à Synchroniser

Depuis Timesheet :

• Client Name → Account Name
• Email → Email
• Phone → Phone
• Address → Billing Address
• Industry → Industry (si disponible)

2. Règles de Synchronisation

• Matching : Par nom ou par ID externe
• Création : Créer Account si client créé dans timesheet
• Mise à jour : Mettre à jour si client modifié

Mapping Heures Travaillées → Time Entries

Si vous utilisez un Custom Object "Time Entries" :

1. Créer le Custom Object (si nécessaire)

Dans Salesforce :

• Setup → Object Manager → Create → Custom Object
• Label : Time Entry
• Plural Label : Time Entries
• Object Name : Time_Entry__c

2. Créer les Champs Personnalisés

• Project__c (Lookup vers Opportunity)
• Consultant__c (Lookup vers User)
• Date__c (Date)
• Hours__c (Number)
• Description__c (Long Text Area)
• Billable__c (Checkbox)

3. Mapping des Données

Depuis Timesheet :

• Project → Project__c (Opportunity)
• Consultant → Consultant__c (User)
• Date → Date__c
• Hours → Hours__c
• Description → Description__c
• Billable → Billable__c

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Étape 4 : Synchronisation Initiale

Export des Données depuis Timesheet

1. Préparer l'Export

• Allez dans Settings → Integrations → Salesforce → Sync
• Sélectionnez Initial Sync
• Choisissez les données à synchroniser :
  • Projects
  • Clients
  • Timesheets (optionnel pour historique)

2. Exécuter la Synchronisation

• Cliquez sur Start Sync
• Suivez la progression
• Vérifiez les logs pour les erreurs

3. Vérifier dans Salesforce

• Allez dans Salesforce
• Vérifiez que les Opportunities sont créées
• Vérifiez que les Accounts sont créées
• Vérifiez les données (noms, dates, montants)

4. Corriger les Erreurs

Si des erreurs apparaissent :

• Vérifiez les mappings
• Vérifiez les permissions Salesforce
• Vérifiez les formats de données
• Relancez la synchronisation

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Étape 5 : Configuration Synchronisation Automatique

Synchronisation Planifiée

1. Configurer la Fréquence

Options disponibles :

• Temps réel : Via webhooks (recommandé)
• Toutes les heures : Via cron job
• Quotidienne : Via cron job (nuit)
• Hebdomadaire : Via cron job (dimanche)

2. Configurer les Webhooks (Temps Réel)

Dans Salesforce :

• Setup → Process Builder ou Flow
• Créer un processus qui déclenche un webhook
• URL du webhook : https://votre-timesheet.com/api/salesforce/webhook

Dans le Timesheet :

• Settings → Integrations → Salesforce → Webhooks
• Activer les webhooks entrants
• Configurer les endpoints

3. Configurer les Notifications

• Activer les notifications email en cas d'erreur
• Définir les seuils d'alerte
• Configurer les destinataires

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Étape 6 : Tests et Validation

Tests Fonctionnels

1. Test Création Projet

• Créer un projet dans le timesheet
• Vérifier qu'une Opportunity est créée dans Salesforce
• Vérifier que les données sont correctes

2. Test Mise à Jour Projet

• Modifier un projet dans le timesheet
• Vérifier que l'Opportunity est mise à jour dans Salesforce
• Vérifier que les changements sont reflétés

3. Test Synchronisation Heures

• Saisir des heures dans le timesheet
• Vérifier que les Time Entries sont créés dans Salesforce
• Vérifier que les heures sont correctes

4. Test Synchronisation Bidirectionnelle

• Créer une Opportunity dans Salesforce
• Vérifier qu'un projet apparaît dans le timesheet
• Modifier l'Opportunity dans Salesforce
• Vérifier que le projet est mis à jour dans le timesheet

Tests de Performance

1. Volume de Données

• Tester avec 100+ projets
• Tester avec 1000+ timesheets
• Vérifier les temps de synchronisation

2. Gestion des Erreurs

• Tester avec données invalides
• Tester avec connexion Salesforce coupée
• Vérifier que les erreurs sont gérées correctement

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Étape 7 : Bonnes Pratiques et Optimisation

Bonnes Pratiques

1. Gestion des Identifiants

• ✅ Utiliser des ID externes pour le matching
• ✅ Éviter les doublons
• ✅ Gérer les conflits de données

2. Sécurité

• ✅ Stocker les credentials de manière sécurisée
• ✅ Utiliser HTTPS pour toutes les communications
• ✅ Limiter les permissions OAuth au minimum nécessaire
• ✅ Activer l'audit trail dans Salesforce

3. Performance

• ✅ Synchroniser par lots (batch)
• ✅ Éviter les synchronisations trop fréquentes
• ✅ Optimiser les requêtes API
• ✅ Mettre en cache les données statiques

4. Monitoring

• ✅ Surveiller les logs de synchronisation
• ✅ Configurer des alertes sur les erreurs
• ✅ Suivre les métriques (temps de sync, erreurs)
• ✅ Réviser régulièrement la configuration

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Résolution de Problèmes Courants

Problème 1 : Erreur d'Authentification

Symptômes :

• "Invalid credentials"
• "OAuth token expired"

Solutions :

1. Vérifier les Consumer Key et Secret
2. Régénérer les credentials si nécessaire
3. Vérifier que la Connected App est activée
4. Vérifier les permissions OAuth

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Problème 2 : Données Non Synchronisées

Symptômes :

• Projets créés dans timesheet n'apparaissent pas dans Salesforce
• Heures non synchronisées

Solutions :

1. Vérifier les mappings de champs
2. Vérifier les permissions Salesforce
3. Vérifier les logs de synchronisation
4. Tester manuellement la connexion API

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Problème 3 : Doublons Créés

Symptômes :

• Plusieurs Opportunities pour le même projet
• Plusieurs Accounts pour le même client

Solutions :

1. Utiliser des ID externes pour le matching
2. Configurer la détection de doublons
3. Nettoyer les doublons existants
4. Améliorer les règles de matching

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Problème 4 : Synchronisation Lente

Symptômes :

• Synchronisation prend trop de temps
• Timeouts fréquents

Solutions :

1. Réduire la fréquence de synchronisation
2. Synchroniser par petits lots
3. Optimiser les requêtes API
4. Augmenter les timeouts si nécessaire

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Coûts et Limitations

Coûts Salesforce

API Limits :

• Developer Edition : 15,000 API calls/jour
• Professional : 25,000 API calls/jour
• Enterprise : 1,000,000 API calls/jour
• Unlimited : Illimité

Estimation pour ESN de 50 consultants :

• ~500 API calls/jour (synchronisation normale)
• ~2,000 API calls/jour (synchronisation intensive)
• Recommandation : Enterprise Edition minimum

Limitations

Salesforce :

• Limites d'API selon l'édition
• Limitations sur les Custom Objects
• Restrictions sur certains champs

Timesheet :

• Dépend des fonctionnalités API disponibles
• Limitations sur les webhooks
• Restrictions sur les volumes de données

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Alternatives et Solutions Complémentaires

Solution 1 : Middleware (Zapier, Make)

Avantages :

• ✅ Pas de développement nécessaire
• ✅ Interface visuelle
• ✅ Nombreuses intégrations

Inconvénients :

• ❌ Coûts supplémentaires
• ❌ Moins de contrôle
• ❌ Limitations sur volumes

Solution 2 : Développement Custom

Avantages :

• ✅ Contrôle total
• ✅ Personnalisation complète
• ✅ Pas de limitations middleware

Inconvénients :

• ❌ Coûts de développement
• ❌ Maintenance nécessaire
• ❌ Temps de développement

Solution 3 : Intégration Native (si disponible)

Avantages :

• ✅ Supporté par le fournisseur
• ✅ Maintenance incluse
• ✅ Documentation complète

Inconvénients :

• ⚠️ Dépend de la disponibilité
• ⚠️ Moins de personnalisation

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Conclusion

L'intégration entre votre logiciel timesheet et Salesforce permet de synchroniser automatiquement les projets, clients et données de temps, éliminant la double saisie et améliorant la visibilité globale.

Points clés à retenir :

1. ✅ Préparation : Vérifier les prérequis et préparer les données
2. ✅ Configuration : Créer la Connected App et configurer les credentials
3. ✅ Mapping : Définir clairement les mappings de données
4. ✅ Tests : Tester exhaustivement avant la mise en production
5. ✅ Monitoring : Surveiller et optimiser continuellement

Temps de mise en place : 4-8 heures

ROI : 5-10h/semaine économisées = 250-500h/an = 12,500€ - 25,000€/an

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Ressources et Documentation

Documentation Officielle

• Salesforce REST API Documentation
• Salesforce Connected Apps Guide
• Salesforce OAuth 2.0 Guide

Outils Utiles

• Postman : Pour tester les appels API
• Workbench : Pour explorer les objets Salesforce
• Salesforce Inspector : Extension Chrome pour inspecter les données

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• 📖 Guide : Intégration Timesheet avec ERP
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Articles connexes :

• Guide : Transformation Digitale ESN
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