Intégration Timesheet avec SAP : Guide de Configuration 2026

Intégrer votre logiciel timesheet avec SAP permet de synchroniser automatiquement les projets, clients et données de temps travaillé entre les deux systèmes. Ce guide technique complet vous accompagne dans la configuration de cette intégration en 2026.

Pourquoi Intégrer Timesheet avec SAP ?

Les Bénéfices de l'Intégration

Avec une intégration réussie :

• ✅ Synchronisation automatique : Projets (WBS) et heures (CATS) à jour dans les deux systèmes
• ✅ Pas de double saisie : Données partagées entre timesheet et SAP
• ✅ Cohérence financière : Temps travaillé directement dans SAP pour la facturation
• ✅ Reporting unifié : Analytics combinées SAP + timesheet
• ✅ Conformité : Respect des processus SAP établis

Gain de temps : 8-15h/semaine économisées sur la saisie manuelle dans SAP

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Architecture de l'Intégration SAP

Modules SAP Concernés

Modules principaux :

1. PS (Project System)

   • WBS Elements (Work Breakdown Structure) = Projets
   • Network Activities = Tâches projets
   • Project Structures = Structure projets

2. CATS (Cross Application Time Sheet)

   • Time Entries = Heures travaillées
   • Absences = Congés et absences
   • Time Recording = Saisie de temps

3. HR (Human Resources)

   • Employees (PA0001) = Consultants
   • Organizational Units = Structures organisationnelles

4. FI (Financial Accounting)

   • Customers (KNA1) = Clients
   • Billing = Facturation

Flux de Données

Timesheet                    SAP
   │                            │
   ├─ Projects ────────────────> WBS Elements (PS)
   ├─ Clients ─────────────────> Customers (KNA1)
   ├─ Heures travaillées ───────> CATS Records
   ├─ Consultants ─────────────> Employees (PA0001)
   └─ Facturation ─────────────> Billing Documents (FI)

Méthodes d'Intégration

1. OData Services (Recommandé)

• API REST moderne
• Standard SAP Gateway
• Facile à utiliser
• Documentation complète

2. RFC (Remote Function Call)

• Méthode traditionnelle
• Plus complexe
• Nécessite développement ABAP
• Performance élevée

3. IDoc (Intermediate Document)

• Pour volumes importants
• Asynchrone
• Plus complexe à configurer

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Prérequis et Préparation

Prérequis SAP

Accès nécessaires :

• Accès administrateur SAP ou utilisateur avec permissions API
• Accès à SAP Gateway (pour OData)
• Accès aux transactions :
  • CJ20N (Project Builder)
  • CAT2 (Time Entry)
  • SEGW (Gateway Service Builder)
  • SE37 (Function Builder, si RFC)
• Permissions sur les modules : PS, CATS, HR, FI

Objets SAP à utiliser :

• WBS Elements : Pour les projets
• Customers (KNA1) : Pour les clients
• CATS Records : Pour les heures travaillées
• Employees (PA0001) : Pour les consultants

Prérequis Timesheet

Fonctionnalités requises :

• API REST disponible
• Support intégration SAP (OData ou RFC)
• Export de données (Projects, Clients, Timesheets)
• Mapping personnalisable

Données à Préparer

Avant de commencer :

• Liste des projets SAP (WBS) à synchroniser
• Liste des clients SAP (KNA1) à synchroniser
• Mapping projets timesheet → WBS Elements
• Mapping clients timesheet → Customers
• Structure des champs CATS à utiliser

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Étape 1 : Configuration SAP (OData Service)

Option A : Utiliser un Service OData Existant

1. Vérifier les Services Disponibles

• Connectez-vous à SAP
• Allez dans SAP Gateway → Service Catalog
• Recherchez les services disponibles :
  • Z_PROJECT_SRV (si personnalisé)
  • CATS_SRV (Time Entry)
  • PROJECT_SRV (Projects)

2. Activer le Service

• Sélectionnez le service
• Cliquez sur Activate
• Notez l'URL du service (ex: /sap/opu/odata/sap/Z_PROJECT_SRV/)

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Option B : Créer un Service OData Personnalisé

1. Créer le Service dans SEGW

• Transaction SEGW (Gateway Service Builder)
• Créer un nouveau projet de service
• Nom : Z_TIMESHEET_SRV

2. Créer les Entity Sets

Entity Set 1 : Projects (WBS)

Entity Set: Projects
Entity Type: Project
Properties:
  - WBS_ELEMENT (WBS Element)
  - PROJECT_DESC (Description)
  - START_DATE (Start Date)
  - END_DATE (End Date)
  - STATUS (Status)

Entity Set 2 : TimeEntries (CATS)

Entity Set: TimeEntries
Entity Type: TimeEntry
Properties:
  - EMPLOYEE (Employee Number)
  - WBS_ELEMENT (WBS Element)
  - DATE (Date)
  - HOURS (Hours)
  - DESCRIPTION (Description)
  - BILLABLE (Billable Flag)

3. Implémenter les Méthodes

• Créer les méthodes GET_ENTITYSET pour lire les données
• Créer les méthodes CREATE_ENTITY pour créer les données
• Créer les méthodes UPDATE_ENTITY pour mettre à jour

4. Activer et Tester

• Activer le service
• Tester avec Postman ou navigateur
• URL : https://your-sap-server:port/sap/opu/odata/sap/Z_TIMESHEET_SRV/

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Étape 2 : Configuration API dans le Timesheet

Configuration de Base

1. Accéder aux Paramètres d'Intégration

• Connectez-vous à votre logiciel timesheet
• Allez dans Settings → Integrations
• Sélectionnez SAP

2. Configuration OData

Remplissez les champs :

SAP Gateway URL: https://your-sap-server:port/sap/opu/odata/sap/Z_TIMESHEET_SRV/
Username: [Votre utilisateur SAP]
Password: [Votre mot de passe SAP]
Service Name: Z_TIMESHEET_SRV

3. Configuration RFC (Alternative)

Si vous utilisez RFC au lieu d'OData :

SAP Server: your-sap-server
System Number: 00
Client: 100
Username: [Votre utilisateur SAP]
Password: [Votre mot de passe SAP]
Function Module: Z_GET_TIMESHEET_DATA

4. Tester la Connexion

• Cliquez sur Test Connection
• Vérifiez que la connexion est réussie
• Si erreur, vérifiez :
  • Les credentials
  • L'URL du service
  • Les permissions utilisateur
  • La connectivité réseau

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Étape 3 : Mapping des Données SAP

Mapping Projects → WBS Elements

Structure WBS dans SAP :

WBS Element Format: YYYY-XXXX-XXX
Exemple: 2026-PROJ-001

Configuration :

1. Champs à Synchroniser

Depuis Timesheet :

• Project Name → WBS Description
• Project Code → WBS Element
• Client → Customer (via relation)
• Start Date → Basic Start Date
• End Date → Basic Finish Date
• Budget → Planned Costs
• Status → Project Status

2. Règles de Mapping

• Création WBS : Créer WBS Element si projet créé dans timesheet
• Mise à jour : Mettre à jour WBS si projet modifié
• Format WBS : Respecter le format SAP (ex: YYYY-PROJ-XXX)

3. Structure Hiérarchique

Si vous avez des sous-projets :

Projet Principal (WBS Level 1)
  └─ Sous-projet 1 (WBS Level 2)
  └─ Sous-projet 2 (WBS Level 2)

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Mapping Clients → Customers (KNA1)

Configuration :

1. Champs à Synchroniser

Depuis Timesheet :

• Client Name → Name 1 (KNA1-NAME1)
• Client Code → Customer Number (KNA1-KUNNR)
• Email → Email (KNA1-ADRNR → ADR6-SMTP_ADDR)
• Phone → Telephone (KNA1-ADRNR → ADR2-TEL_NUMBER)
• Address → Address (KNA1-ADRNR → ADRC)

2. Règles de Synchronisation

• Matching : Par Customer Number ou par nom
• Création : Créer Customer si client créé dans timesheet
• Mise à jour : Mettre à jour si client modifié

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Mapping Heures Travaillées → CATS

Structure CATS dans SAP :

CATS Record Fields:
- PERNR (Personnel Number)
- AWART (Absence/Attendance Type)
- CATS_DATE (Date)
- CATSHOURS (Hours)
- PROJN (Project/WBS)
- DESCRIPTION (Description)
- UNIT (Unit of Measure)

Configuration :

1. Champs à Synchroniser

Depuis Timesheet :

• Consultant → PERNR (Personnel Number)
• Project → PROJN (WBS Element)
• Date → CATS_DATE
• Hours → CATSHOURS
• Description → DESCRIPTION
• Billable → AWART (Type: '0010' = Billable, '0020' = Non-billable)

2. Types de Temps (AWART)

Mapping des types de temps :

Timesheet Type          →    SAP AWART
──────────────────────────────────────
Billable Hours          →    0010 (Billable)
Non-Billable Hours      →    0020 (Non-Billable)
Training                →    0030 (Training)
Administrative          →    0040 (Admin)
Sick Leave              →    2001 (Sick)
Vacation                →    2002 (Vacation)

3. Validation CATS

• Vérifier que les heures respectent les règles SAP
• Valider les WBS Elements existent
• Vérifier les permissions consultant

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Mapping Consultants → Employees (PA0001)

Configuration :

1. Champs à Synchroniser

Depuis Timesheet :

• Consultant Name → First Name + Last Name
• Email → Email
• Employee ID → PERNR (Personnel Number)
• Department → Organizational Unit

2. Règles

• Matching : Par PERNR (Personnel Number)
• Création : Généralement géré par HR, pas depuis timesheet
• Mise à jour : Synchroniser les données si nécessaire

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Étape 4 : Synchronisation Initiale

Export des Données depuis Timesheet

1. Préparer l'Export

• Allez dans Settings → Integrations → SAP → Sync
• Sélectionnez Initial Sync
• Choisissez les données :
  • Projects (WBS)
  • Clients (Customers)
  • Consultants (Employees)
  • Timesheets (CATS) - optionnel pour historique

2. Format des Données pour SAP

Structure WBS :

{
  "WBS_ELEMENT": "2026-PROJ-001",
  "DESCRIPTION": "Projet Client ABC",
  "START_DATE": "2026-01-01",
  "END_DATE": "2026-12-31",
  "CUSTOMER": "CUST001",
  "BUDGET": 100000
}

Structure CATS :

{
  "PERNR": "00001234",
  "PROJN": "2026-PROJ-001",
  "CATS_DATE": "2026-12-16",
  "CATSHOURS": 8.0,
  "AWART": "0010",
  "DESCRIPTION": "Développement fonctionnalité X"
}

3. Exécuter la Synchronisation

• Cliquez sur Start Sync
• Suivez la progression
• Vérifiez les logs pour les erreurs

4. Vérifier dans SAP

Vérifier les WBS :

• Transaction CJ20N (Project Builder)
• Rechercher les WBS créés
• Vérifier les données (description, dates, budget)

Vérifier les CATS :

• Transaction CAT2 (Time Entry)
• Rechercher les entrées créées
• Vérifier les heures et projets

5. Corriger les Erreurs

Erreurs courantes :

• WBS invalide : Vérifier le format
• PERNR introuvable : Vérifier le Personnel Number
• AWART invalide : Vérifier le type de temps
• Dates invalides : Vérifier le format de date

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Étape 5 : Configuration Synchronisation Automatique

Synchronisation Planifiée

1. Configurer la Fréquence

Options :

• Temps réel : Via webhooks (si supporté par SAP)
• Toutes les heures : Via job SAP
• Quotidienne : Via job SAP (nuit)
• Hebdomadaire : Via job SAP (dimanche)

2. Créer un Job SAP (SM36)

Pour synchronisation planifiée :

• Transaction SM36 (Job Scheduling)
• Créer un nouveau job :
  • Job Name : Z_TIMESHEET_SYNC
  • Start Date : Date de début
  • Start Time : Heure (ex: 02:00)
  • Periodic Job : Oui
  • Frequency : Daily/Weekly

Programme à exécuter :

• Créer un programme ABAP Z_TIMESHEET_SYNC
• Ou utiliser une fonction RFC

3. Configuration Webhooks (Temps Réel)

Dans SAP :

• Créer un Event Handler dans SAP
• Déclencher un webhook lors de création/modification
• URL webhook : https://votre-timesheet.com/api/sap/webhook

Dans le Timesheet :

• Settings → Integrations → SAP → Webhooks
• Activer les webhooks entrants
• Configurer les endpoints

4. Notifications

• Activer les notifications email en cas d'erreur
• Définir les seuils d'alerte
• Configurer les destinataires

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Étape 6 : Tests et Validation

Tests Fonctionnels

1. Test Création Projet

• Créer un projet dans le timesheet
• Vérifier qu'un WBS Element est créé dans SAP
• Transaction CJ20N pour vérifier
• Vérifier que les données sont correctes

2. Test Mise à Jour Projet

• Modifier un projet dans le timesheet
• Vérifier que le WBS est mis à jour dans SAP
• Transaction CJ20N pour vérifier
• Vérifier que les changements sont reflétés

3. Test Synchronisation Heures

• Saisir des heures dans le timesheet
• Vérifier que les CATS Records sont créés dans SAP
• Transaction CAT2 pour vérifier
• Vérifier que les heures sont correctes

4. Test Synchronisation Bidirectionnelle

• Créer un WBS dans SAP (CJ20N)
• Vérifier qu'un projet apparaît dans le timesheet
• Modifier le WBS dans SAP
• Vérifier que le projet est mis à jour dans le timesheet

Tests de Validation SAP

1. Validation CATS

• Transaction CAT2 → Validate
• Vérifier qu'il n'y a pas d'erreurs
• Corriger les erreurs si nécessaire

2. Validation WBS

• Transaction CJ20N → Check
• Vérifier la structure WBS
• Vérifier les dates et budgets

3. Rapports SAP

• Transaction CJ20N → Reports
• Vérifier les heures par projet
• Vérifier la cohérence des données

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Étape 7 : Bonnes Pratiques et Optimisation

Bonnes Pratiques

1. Gestion des Identifiants

• ✅ Utiliser des ID externes pour le matching
• ✅ Éviter les doublons
• ✅ Gérer les conflits de données
• ✅ Utiliser des formats standards SAP

2. Sécurité

• ✅ Utiliser des utilisateurs SAP dédiés (pas d'utilisateurs admin)
• ✅ Limiter les permissions au minimum nécessaire
• ✅ Utiliser HTTPS pour toutes les communications
• ✅ Activer l'audit trail dans SAP

3. Performance

• ✅ Synchroniser par lots (batch)
• ✅ Éviter les synchronisations trop fréquentes
• ✅ Optimiser les requêtes OData
• ✅ Mettre en cache les données statiques (WBS, Customers)

4. Gestion des Erreurs

• ✅ Logger toutes les erreurs
• ✅ Notifier en cas d'erreur critique
• ✅ Mettre en place des retry automatiques
• ✅ Documenter les erreurs courantes

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Résolution de Problèmes Courants

Problème 1 : Erreur d'Authentification SAP

Symptômes :

• "Invalid credentials"
• "User not authorized"
• "Connection failed"

Solutions :

1. Vérifier les credentials (username, password)
2. Vérifier les permissions utilisateur SAP
3. Vérifier que l'utilisateur a accès aux modules (PS, CATS)
4. Vérifier la connectivité réseau
5. Tester la connexion avec SAP GUI

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Problème 2 : WBS Elements Non Créés

Symptômes :

• Projets créés dans timesheet n'apparaissent pas dans SAP
• Erreur "WBS Element invalid"

Solutions :

1. Vérifier le format WBS (doit respecter le format SAP)
2. Vérifier les permissions sur le module PS
3. Vérifier que le projet template existe dans SAP
4. Vérifier les champs obligatoires (dates, description)
5. Vérifier les logs SAP (SM21)

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Problème 3 : CATS Records Non Créés

Symptômes :

• Heures saisies dans timesheet n'apparaissent pas dans SAP
• Erreur "PERNR not found" ou "WBS invalid"

Solutions :

1. Vérifier que le PERNR (Personnel Number) existe dans SAP
2. Vérifier que le WBS Element existe et est actif
3. Vérifier le type AWART (doit être valide)
4. Vérifier les dates (doit être dans la période ouverte)
5. Vérifier les permissions CATS de l'utilisateur

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Problème 4 : Synchronisation Lente

Symptômes :

• Synchronisation prend trop de temps
• Timeouts fréquents

Solutions :

1. Réduire la fréquence de synchronisation
2. Synchroniser par petits lots (100-500 enregistrements)
3. Optimiser les requêtes OData
4. Utiliser RFC au lieu d'OData pour volumes importants
5. Augmenter les timeouts si nécessaire

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Problème 5 : Données Incohérentes

Symptômes :

• Données différentes entre timesheet et SAP
• Heures manquantes

Solutions :

1. Vérifier les mappings de champs
2. Vérifier les règles de synchronisation
3. Comparer les données source et destination
4. Relancer la synchronisation pour les données manquantes
5. Mettre en place une réconciliation régulière

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Coûts et Limitations

Coûts SAP

Licences :

• SAP Gateway : Inclus dans la plupart des licences SAP
• OData Services : Pas de coût supplémentaire
• RFC : Inclus dans la licence SAP

Développement :

• Service OData personnalisé : 5,000€ - 20,000€ (si développement nécessaire)
• Programme ABAP : 3,000€ - 15,000€ (si développement nécessaire)

Limitations

SAP :

• Limitations sur les appels API selon la licence
• Restrictions sur certains champs (selon permissions)
• Limitations sur les volumes de données

Timesheet :

• Dépend des fonctionnalités API disponibles
• Limitations sur les webhooks
• Restrictions sur les formats de données

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Alternatives et Solutions Complémentaires

Solution 1 : Middleware (SAP PI/PO, MuleSoft)

Avantages :

• ✅ Gestion centralisée des intégrations
• ✅ Transformation de données avancée
• ✅ Monitoring et logging intégrés

Inconvénients :

• ❌ Coûts élevés
• ❌ Complexité de configuration
• ❌ Nécessite expertise SAP

Solution 2 : SAP Cloud Platform Integration (CPI)

Avantages :

• ✅ Solution cloud moderne
• ✅ Interface visuelle
• ✅ Nombreuses intégrations pré-configurées

Inconvénients :

• ❌ Coûts cloud
• ❌ Nécessite licence SAP Cloud Platform

Solution 3 : Intégration Native (si disponible)

Avantages :

• ✅ Supporté par le fournisseur timesheet
• ✅ Maintenance incluse
• ✅ Documentation complète

Inconvénients :

• ⚠️ Dépend de la disponibilité
• ⚠️ Moins de personnalisation

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Conclusion

L'intégration entre votre logiciel timesheet et SAP permet de synchroniser automatiquement les projets (WBS), clients et données de temps (CATS), éliminant la double saisie et améliorant la cohérence des données.

Points clés à retenir :

1. ✅ Préparation : Vérifier les prérequis SAP et préparer les données
2. ✅ Configuration : Créer le service OData ou configurer RFC
3. ✅ Mapping : Définir clairement les mappings (WBS, CATS, Customers)
4. ✅ Tests : Tester exhaustivement avant la mise en production
5. ✅ Monitoring : Surveiller et optimiser continuellement

Temps de mise en place : 8-16 heures (selon complexité)

ROI : 8-15h/semaine économisées = 400-750h/an = 20,000€ - 37,500€/an

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Ressources et Documentation

Documentation Officielle SAP

• SAP Gateway Documentation
• SAP OData Services
• SAP CATS Documentation
• SAP Project System (PS)

Transactions SAP Utiles

• CJ20N : Project Builder (gestion projets)
• CAT2 : Time Entry (saisie temps)
• SEGW : Gateway Service Builder (création services OData)
• SE37 : Function Builder (création RFC)
• SM36 : Job Scheduling (jobs planifiés)
• SM21 : System Log (logs système)

Outils Utils

• Postman : Pour tester les services OData
• SAP GUI : Pour accéder à SAP
• SAP Gateway Client : Pour tester les services

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